Kada automatizirati proces, a kada ga ostaviti na miru

Automatizacija je alat, a ne cilj. Dobar sustav uklanja ponavljajući posao. Loš sustav samo ubrza zbrku koja još nije dovoljno dobro shvaćena.

Pošteni test

Prije automatizacije postavimo tri pitanja. Ako na jedno od njih nema jasnog odgovora, projekt obično treba još malo strpljenja.

• Je li zadatak stabilan i događa se dovoljno slično svaki tjedan?
• Može li osoba iz tima zapisati pravila bez puno iznimki?
• Štedi li automatizacija dovoljno vremena da opravda održavanje?

Što automatizacija skriva

Automatizacija je odlična u ponavljanju. Slaba je u razjašnjavanju. Kada se automatizira neuredan proces, nejasnoća se ne uklanja. Samo se premješta u pozadinu.

Najčešći znakovi da treba pričekati:

• pravila se mijenjaju iz tjedna u tjedan,
• nitko nije vlasnik procesa,
• rezultat nitko redovito ne provjerava,
• postoje iznimke koje se rješavaju “po osjećaju”.

Primjer iz prakse

Zamislite ručno prepisivanje podataka iz obrasca u tablicu, pa slanje potvrde e-mailom. Ako su polja poznata, poruka uvijek slična, a osoba zadužena za nadzor jasna, automatizacija ima smisla.

on form.submitted:
validate(name, email, service)
append -> "Upiti" sheet
send confirmation email
notify owner if service = "automatizacija"

Ovo nije impresivan sustav. Upravo zato je dobar. Mali je, čitljiv i lako ga je objasniti osobi koja ga mora održavati.

Kada ostaviti na miru

Neke procese je bolje prvo pojednostaviti ručno. Ako se zadatak događa rijetko ili traži ljudsku prosudbu, dokumentacija i bolji dogovor često vrijede više od automatizacije.

Ukratko

Automatizirajte dosadne, stabilne i dobro shvaćene stvari. Neuredne, ljudske i promjenjive stvari prvo opišite. Ta granica je mjesto gdje nastaju mirni sustavi.